ISO取得&業務管理ソフト シナプス
 
 
 
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 ISOとは
 
a)ISOってなに?

 ISOとは、国際標準化機構(International Organization for Standardization)の略称で、各国の代表的標準化機関から成る国際標準化機関です。電気、電子技術分野以外の全産業分野に関する国際規格を作成、設定しています。
 その中のシステム規格の一つにマネジメントシステムというものがあります。マネジメントとは、運用管理、すなわち経営のこと、システムとは、プロセス、その他の要素の組織的なつながりを持つまとまりのことです。マネジメントシステムとは管理、経営に係るプロセス、手順等の要素を組織的、体系的にに関連づけたものとなります。
 このシステムにおいて、品質に関わる部分を抜き出したものが、ISO9001:QMS(品質マネジメントシステム)で、環境および情報セキュリティが、ISO14001:EMS(環境マネジメントシステム)、
ISO27001:ISMS(情報マネジメントシステム)
となります。
 会社運営や経営には、この他に財務、経理、人事、営業、マーケティング、研究開発などが考えられます。ISOのマネジメントシステムの考え方に沿うと、これらもPDCA=Plan(計画)→Do(実行)→Check(確認)→Act(改善)が必須だということになります。経営層(トップマネジメント)の方針の元、計画され、準備し、実行する。→経過状況の情報を収集し、分析する。→チェックし、目的、目標、計画から外れたものは修正する。→システムの一部および全体を常に見直し、改善に努める。このようなことに、会社運営や経営を経営層のみが行うというのではなく、組織的に行うことがマネジメントシステムなのです。経営層はこれらの活動をマネジメントします。
 ISOマネジメントシステムは、全てPDCAをサイクルとして回していくことで、常に適切なルールと運営を目指します。経営層の仕事はそれぞれの仕事をこなすことでなく、サイクルを回すことにあると考えると良いでしょう。

PDCAのサイクルフィールド
 ISOや一般解説ではPDCAの必要性と実行を説いていますが、対象別に十分な説明はないようです。当然ながら、会社も個人も同じと言う教科書的な考え方はありますが、現実とはかけ離れているような気がします。そこで、このPDCAを個人と会社で分業することについて考えてみましょう。そもそも、全ての社員がPDCAそれぞれに十分な能力がある訳でなく、独自でやりきるのは難しいことです。個人の立場で見ると最も重要なのはDです。次に、役割により、CあるいはPで、Aは最後ということになります。この意味でAは、後回しにされがちで改善活動が進まない原因となっています。
 PDCAを潤滑に回すにはPを組織もしくは管理職、DCは全社員、Aを組織、管理職および経営層と考えるのが良いでしょう。ただし、その役割を越境し、互いに影響し合うことは必須です。

PDCAの「業務プロセス」での考え方
 業務プロセスでは、業務のオペレーションのPAは「業務プロセス」、すなわち組織が担当しています。もちろん内容は各組織が担当する訳です。DCは個人と組織が担当します。そして、DCで最小限の個人サイクルを常に回し、かつ記録する。PDCで、組織と個人のサイクルを回し、記録し、マネージメントする。さらに大きくPDCAを「業務プロセス」の改良も含めて実行していくのです。Aには、個人や組織の活動の改善とともに、オペレーションシステム「業務プロセス」自体の改善も含まれます。

 ISO取得に向けて、マネジメントシステムの完全な導入を目指すことが必要です。すなわち要員、社員をあわせた作業者の仕事、ワークフローの抽出と手順の確立、手順書の作成、教育の徹底、チェックと改善、そしてレビューです。
 次にそれぞれのマネジメントシステムの話になりますが、その前に、いずれのマネジメントシステムでも重要である、文書化(手順書/ワークフロー)について、説明していきましょう。

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